16 نکته مهم از وظایف سرپرستان املاک

در این مقاله قصد بررسی اجمالی وظایف سرپرستان املاک را داریم. منظور از سرپرستان املاک در این مقاله هم جایگاه مدیریتی بین مشاوران املاک و مدیر معاملات مجموعه است .

چارت سازمانی در املاک های بزرگ به این صورت هست:

مدیر معاملات : وظیفه مدیریت کل آژانس و اتاق ها را دارد و معمولا در معاملات بزرگ یا در موضوعات خاص ورود می کند

سرپرست : مدیریت و هدایت یک اتاق یا رنج در املاک را بر عهده دارد و مستقیما با مشاوران رنج کاری خود در تماس است و مسئول راهنمایی مشاوران و عقد قرارداد مشاوران رنج خویش است.

مشاور املاک : در یک رنج کاری و مستقیما با سرپرست در ارتباط است و گزارش عملکرد خود را با سرپرست در میان می گذارد.

در این مقاله قصد بررسی دومین جایگاه را داریم در املاک های متوسط و کوچک وظایف مدیر معاملات و سرپرست بر عهده یک شخص است.

شرح وظایف سرپرستان املاک

1.  نظم در ورود و خروج – نظم و انضباط و حفظ ظاهر آراسته
2.  ایجاد انگیزه در مشاوران و رفع نا امیدی و مشکلات شخصی مشاوران
3.  پیگیری آگهی ها و نظارت دقیق بر استخراج فایل ها
4.  نظارت کامل بر کارشناسی و سرویس مشاوران ٬ برای هر کدام سه مورد در روز برای پیگیری و برقراری ارتباط صمیمانه با متقاضی
5.  تماس با مالک ها قبل از آگهی بابت طی کردن کمیسیون ( برای مشاوران مبتدی که تازه شروع به کار کرده اند)
6. نظارت کامل بر متن آگهی ها و فایل هایی که مشاوران روی آنها فعالیت می کنند
7.  نظارت بر نحوه مکالمه مشاوران با تلفن و آموزش نحوه صحیح برخورد و مکالمه با مشتریان و مالکها
8.  آموزش کامل کار در حین کار
9. ایجاد حس تعاون و در عین حال رقابت بین مشاوران در فضایی کاملا صمیمانه و دوستانه
10. برگزاری نشست با آگاهی کامل به شرایط و اندیشیدن به چاره جویی های لازم در مواقع ضرور
11. حتی المقدور متقاضی قبل از مالک به جلسه نشست دعوت گردد برای مشخص شدن وضعیت کمیسیون
12. اخذ کمیسیون های مربوطه قرار داد به نحو احسن به طوری که برای مشاور ایجاد دلگرمی و انگیزه شود و احساس نکند حاصل تلاشش ضایع گردیده است
13. صرف حداکثر توان و انرژی در جلسه نشست برای به نتیجه رساندن قرار داد به طوریکه مشاور کاملا متوجه گردد که برای به ثمر رساندن تلاش هایش یک تیم قوی پشتیبانش است
14. پیگیری مالک و اسناد مربوطه تا زمان انتقال سند
15. مطالعه آگاهانه برای بالابردن اطلاعات حقوقی و گفتاری
16. برگزاری جلسات در داخل رنج در جهت آموزش و ارتقا مهارت مشاوران و تکرار اهداف کوتاه مدت ٬ میان مدت و بلند مدت

شرح وظایف مدیر املاک

همانطورکه میدونیم در تمامی سازمانهاو شرکتها همواره سلسله مراتب بعنوان اصل مهم محسوب شده و افرادی در جایگاه مدیریتی قرار میگیرند که از نظر علم وسطح دانش و تجربه نسبت به دیگر شاغلین در سطح بالاتری بوده در یک بنگاه معاملات ملکی  نیز همواره یک مدیر لایق و باتجربه میتونه روند بازدهی دفتر رو بهبود ببخشه و باعث درآمد زایی برای دفتر و سایر مشاورین بشه .

در این مقاله میخاییم شرح مختصری از وظایف مدیر املاک رو ذکرکرده ولازمه که این  وظایف مکتوب شده و به عنوان شرح وظایف به مدیران تازه وارد ابلاغ و از آنان براساس این وظایف ، عملکرد درست را طلب کنند.

شرح وظایف مدیر داخلی املاک

–           تلاش وپشتکاردر راستای اهداف گروه و صداقت کاری وحداکثر بهره وری از آن

–           اقدام به آموزش حین کار مشاورین

–           نظارت کامل بر عملکرد مشاورین دربرخورد با متقاضیان

–           نظارت بر رفتار کارکنان و رعایت اخلاق و ساعت ورود و خروج

–           استخدام،عزل،نصب،جریمه،تشویق و…کارکنان تحت امر

–           ارایه گزارش عملکرد هفتگی وماهانه اعم از عملکرد مشاورین به تفکیک،تعدادآگهیها،تعداد قراردادها،

           ،تعداد مشاورین ، تعداد فایلهای شخصی،نحوه اقدامات انجام شده در زمینه آموزشی ،نظارتی،مشکلات و…

–           رایزنی با فروشندگان ،موجرین و حل مشکلات و معضلات آنان

–           آماده سازی طرفین قبل از نشست

–           بررسی کارشناسی انجام شده توسط مشاورین

–           انجام کار مشاورین در صورتیکه به هر دلیلی قادر به انجام آن نبوده و یا در دفتر حضور ندارند.

–           بایگانی قراردادها،فرمها،رسیدها،فایلها و…درمحلهای تعیین شده

–           نظارت کامل به آگهیها

–           ثبت آگهی هدفمند

–           راهنمایی مشاورین جهت انتخاب فایل مناسب برای آگهی

–           برخورد با مشاورین و کارکنان تحت امر بر پایه عدالت

–           پیگیری قراردادها ،حل اختلاف بین طرفین قرارداد،انجام صحیح و نظارت برتعهدات طرفین قرارداد تا پاسخگویی

            کامل به طرفین قرارداد

–           انجام هرگونه جلسه بعد از قرارداد اعم از پشت نویسی ،حل کردن اختلاف  و….

–           انجام جلسات هفتگی با کارکنان و بازگو کردن مسایل و مشکلات کلی کار

–           انجام مداوم فایل یابی توسط کارکنان تحت امر

–           حضور در دفتر هر زمان که نیازباشد اعم از روزهای تعطیل و یا ساعات غیر کاری

–           پذیرش مسیولت حقوقی تمامی کارهای انجام شده تحت نظارت وی

–           برخورد مناسب و با حوصله و پرهیز از هرگونه بی احترامی به مشتریان و انجام تمامی انتظارات آنان

–           ونیز کلیه اموری که مورد انتظار مدیرداخلی املاک میباشد.

شرح وظایف مدیر معاملات املاک

–           برگزاری جلسه میان طرفین معامله

–           بررسی اسناد و مدارک موجود

–           شنیدن خواسته ها و شرایط طرفین معامله

–           حل اختلاف پیش آمده میان طرفین معامله

–           مطالبه نتیجه استعلامات از کارشناس حقوقی

–           درصورت نبود کارشناس حقوقی مسئولیت حقوقی قرارداد را بپذیرد .

–           رعایت بی طرفی در معاملات

–           اشراف کامل به قوانین املاک

–           شناخت انواع مذاکره و تسلط به آن 

–           تنظیم قرارداد

–           دریافت کمیسیون از طرفین  

–           انجام هرگونه کاری بر اساس عرف املاک

الهی روزیتون هزار برابر بشه 🌹